Datenschutzerklärung

Stand: 02.10.2026

Diese Erklärung gilt für Polago, die betriebsinterne Software der Polar Dienstleistungen GmbH: die Weboberfläche unter polago.de und die Mitarbeiter-App „Polago“ für iOS und Android.

1. Verantwortlicher

Polar Dienstleistungen GmbH
Schwelingstraße 13, 48145 Münster
Telefon 0251 379 706 13, E-Mail info@polar.ms
Vertreten durch: Junes Pol

2. Wer Polago nutzt

Polago ist nicht öffentlich. Ein Zugang entsteht nur durch Einladung des Unternehmens — für Beschäftigte, die Geschäftsführung und den Innendienst. Ein Konto lässt sich nicht selbst anlegen.

3. Welche Daten wir verarbeiten und wozu

Konto und Anmeldung

Name, Personalnummer, dienstliche E-Mail-Adresse oder Mobilnummer, Rolle. Zweck: Zugang und Zugriffsrechte. Die Sitzung bleibt auf dem Gerät gespeichert, in der App im verschlüsselten Schlüsselbund des Geräts.

Einsatzplanung und Arbeitszeit

Eingeteilte Einsätze, Beginn und Ende der Arbeit, Pausen, Fahrzeiten, Abwesenheiten und Urlaub. Zweck: Durchführung des Arbeitsverhältnisses und Lohnabrechnung sowie die gesetzliche Aufzeichnung der Arbeitszeit, insbesondere nach § 17 Mindestlohngesetz. Änderungen an Zeiten werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert.

Standort beim Stempeln

Die App erfasst den Standort nur im Moment des Ein- und Ausstempelns und vergleicht ihn mit der Adresse des Objekts. Es gibt keine Ortung im Hintergrund und keine laufende Aufzeichnung. Wird die Standortfreigabe verweigert, kann trotzdem gestempelt werden; der Innendienst sieht dann einen Hinweis.

Fotos und Belege

Fotos, die Sie selbst hinzufügen — etwa zu einer Aufgabe oder als Beleg einer Krankmeldung. Ein Beleg zur Arbeitsunfähigkeit ist ein Gesundheitsdatum; ihn sehen nur Sie und der Innendienst.

Fahrzeugortung

Firmenfahrzeuge sind mit GPS-Ortungsgeräten des Anbieters PAJ ausgestattet. Polago liest die Positionen und Tageskilometer dieser Geräte, um geplante mit gefahrenen Touren zu vergleichen und Kilometer abzurechnen. Das betrifft Beschäftigte, die diese Fahrzeuge fahren.

Kunden und Objekte

Namen, Anschriften und Ansprechpartner von Kunden und Objekten, Aufträge, Angebote und Rechnungen. Zweck: Erfüllung der Verträge mit unseren Kunden.

Technisch notwendige Cookies

Die Weboberfläche setzt nur Cookies, die für die Anmeldung und die gewählte Darstellung nötig sind (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Es gibt keine Analyse- oder Werbecookies und kein Tracking.

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung des Arbeitsverhältnisses und der Verträge mit Kunden;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Pflichten, insbesondere Aufzeichnung der Arbeitszeit, Lohnabrechnung, steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an Sicherheit, Fehlersuche und an der Abrechnung von Fahrzeugen und Touren;
• Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG — Belege zur Arbeitsunfähigkeit.

5. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen Auftragsverarbeiter ein, mit denen Verträge nach Art. 28 DSGVO bestehen:

• Supabase — Datenbank, Anmeldung und Dateiablage. Speicherort: Rechenzentrum in Frankfurt am Main (EU).
• Vercel — Bereitstellung der Weboberfläche. Vercel ist ein Unternehmen mit Sitz in den USA; eine Übermittlung dorthin stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.
• Push-Dienste der Browser — für Benachrichtigungen an den Innendienst. Übertragen wird nur der Hinweis, keine Inhalte aus Polago darüber hinaus.
• OpenStreetMap (Nominatim) und Google Maps Platform — Umwandlung von Objektadressen in Koordinaten und Berechnung von Fahrstrecken. Übermittelt werden Adressen von Objekten, keine Daten von Beschäftigten.
• PAJ GPS — Ortungsgeräte der Firmenfahrzeuge (siehe oben).
• Lohnbüro und Steuerberatung — Arbeitszeiten und Lohndaten zur Abrechnung.

Weitere Dienste werden erst genutzt, wenn sie in dieser Erklärung stehen. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

6. Speicherdauer

• Aufzeichnungen der Arbeitszeit: mindestens zwei Jahre (§ 17 MiLoG);
• Lohnunterlagen: sechs Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO);
• Rechnungen und Buchungsbelege: zehn Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG);
• Standort zum Stempelzeitpunkt: so lange wie der zugehörige Zeiteintrag;
• Konto: bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses; danach wird der Zugang gesperrt, die Daten bleiben nur, soweit eine Aufbewahrungspflicht besteht.

7. Auf dem Gerät

Die App speichert Stempelzeiten kurz auf dem Gerät, bis sie übertragen sind — damit auch ohne Netz im Keller nichts verloren geht. Danach werden sie dort nicht weiter gebraucht. Beim Abmelden wird die Sitzung vom Gerät entfernt.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dafür an info@polar.ms.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zuständig für uns: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

9. Änderungen

Kommt ein Dienst oder eine Funktion hinzu, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die Fassung mit dem oben genannten Stand.